Freelance projekt, jaro 2024
Zlepšení vnitřního prostředí studentů na táborské střední škole
Má role
Project Initiator
Team LeaderProject management
Research
Metody
Qualitative Research
Focus groups, Safari
Data analysis
Graphics
Presentation
První projekt tohoto druhu ve spolupráci s architektonickým studiem Dilna architektury.
Úkolem bylo zmapovat problémy a navrhnout řešení pro zlepšení vnitřního prostředí školy.
Projekt zahrnoval spolupráci se studenty, učiteli a vedením školy.
Během projektu jsem získal zkušenosti s projektovým managementem, návrhem mapovaní a přípravou workshopu.
Projekt stále probíhá a očekávám, že výsledky budou přínosné pro školu.
Problém
Zadavatel, Střední škola obchodu, služeb a řemesel a Jazyková škola (SSJS), nás oslovil s požadavkem na vypracování navigačního systému ve škole a konceptu relaxačních zón, které by podpořily pohodu a wellbeing studentů.
Zadavatel si je vědom špatné orientace v prostorách školy a identifikoval potřebu implementace efektivního navigačního systému. V rámci tohoto projektu je dále plánováno vytvoření komplexního katalogu interiérových prvků, který bude synergicky fungovat s navrhovaným navigačním systémem zejména v barevném kódování odpovídající jednotlivým patrům budovy.
Součástí projektu je také řešení akustických problémů, jako je echo v učebnách nebo na chodbách.
Dalšm důležitým tématem jsou relaxační zóny, které mají umožnovat studentům trávit čas mimo vyučování. V současné době jsou často špatně navržené anebo je jich málo.
Z našich zkušeností s tím, jak připravujeme záměry, víme, že první a nejklíčovější krok je mít jasno v tom, co chceme dosáhnout a co je cílem projektu. Takže bychom měli mít nějaký hrubý náčrt. To znamená identifikovat a definovat všechny problémy, které budeme muset vyřešit, odhadnout možná řešení a určit menší kroky, které nás dovedou k řešení těch složitějších věcí, které se mohou vyskytnout během přípravy. Pro naši práci je důležité pochopit, jak to všechno funguje, a zpracovat vstupní informace.
Po konzultaci se zadavatelem jsme se nakonec shodli, že prvním krokem naší spolupráce bude důkladný výzkum a nalezení potenciálních nepojmenovaných problémů, které se na škole vyskytují.
Návrh řešení
Naším cílem bylo pochopit, jaké problémy vnímají studenti a učitelé ve škole. První fází bylo mapování problémů, což je klíčový nástroj pro dosažení udržitelných a efektivních vylepšení. Mapování nám umožňuje identifikovat potenciální problémy a navrhovat možná řešení. Pro efektivní a udržitelné návrhy je potřeba zapojit školní komunitu – studenty, učitele i zaměstnance do plánování a realizace těchto řešení. Za podpory 9 studentů a 5 učitelů jsme strávili 8 hodin prohlídkou školy a vedli rozhovory. Naše intervence může přímo pozitivně ovlivnit až 800 studentů a 90 učitelů.
Naše očekávání
V rámci této úvodní fáze by měly být vyjasněny a upřesněny základní koncepce a očekávání ohledně budoucích parametrů budov. Vytvoříme zadání a stanovíme cíle. Je důležité, aby se k této problematice vyjádřili zástupci všech uživatelů budov, jako jsou studenti, učitelé a vedení školy.
Obecně platí, že dobré zadání je klíčem k úspěchu. Naším úkolem v této fázi je pomoci vyjasnit záměr a cíle projektu. Upozorníme na některé problémy z našeho odborného pohledu a na základě našich zkušeností, zjistíme a zaznamenáme další od uživatelů budov. Odhadneme možné souvislosti, navrhneme řešení k odstranění problémů nebo zlepšení podmínek v budovách a předběžně ověříme jejich proveditelnost.
Výsledkem této fáze projektu by měla být analýza současného stavu vnitřního prostředí budov, která zahrnuje mapování jednotlivých prostor, sledování jejich využití a průzkum názorů uživatelů budov. Na základě této analýzy bychom měli být schopni vytvořit katalog dílčích záměrů s popisy možných řešení, postupy a odhadem finanční náročnosti.
Očekávané výstupy
Mapování problémů ve škole, pojmenování a analýza identifikovaných problémů, které poslouží jako výchozí materiál pro návrh dalšího postupu pro přípravu komplexního katalogu prvků, úprav a změn na škole.
Výstupem byla prezentace pro studentský parlament, výstava plakátů na chodbě školy, prioritizační workshop pro studenty a učitele a nakonec závěrečná analýza a návrh strategie pro vedení školy
Aha momenty
Tento projekt byl mou první zkušeností s praktickým projektovým managementem. Nejenže jsem zastával roli projektového manažera a navrhoval metody mapování, ale také jsem úzce spolupracoval se dvěma architekty a poprvé jsem navázal spolupráci s Dílnou architektury. Během projektu jsem několikrát musel přepracovat strukturu rozdělení práce (WBS), protože jsem si nebyl jistý pořadím či rozsahem některých kroků v našem mapování. Náš původní časový odhad a rozpočet byly značně podhodnoceny, ale naštěstí se nám podařilo včas informovat ředitele školy. Přesto tato zkušenost potvrdila výhody zavedení některých procesních kroků projektového managementu.
Dalším důležitým poznatkem bylo zjištění, že ne všichni jsou připraveni na spolupráci. Toto platilo zejména pro studenty některých řemeslných oborů a pro většinu učitelů. Naší výhodou byla existence studentského parlamentu a podpora několika aktivních učitelů, kteří se na spolupráci podíleli.
Proces
Prvním krokem bylo seznámení se studentským parlamentem a představení našeho záměru. Následně jsme uspořádali komentovanou prohlídku školy s vybranými studenty, abychom nahlédli na prostředí jejich očima. Během čtyřhodinové prohlídky se nám postupně věnovalo devět studentů
O týden později jsme se pokusili nahlédnout na problematiku očima učitelů. Přestože se nám nepodařilo získat důvěru celého učitelského sboru a setkání se zúčastnili pouze čtyři učitelé z osmdesáti, jejich cenná zpětná vazba nám pomohla lépe porozumět situaci a vytvořit mapu problémů.
S výslednou mapou problémů jsme dále pracovali tak, že jsme potřebovali identifikovat prioritní problémy jak mezi studenty, tak mezi učiteli. Přestože jsme měli k dispozici pouze malý vzorek dat, který nám poskytl první poznatky, chtěli jsme ověřit, zda a jak naše zjištění rezonují se zbytkem studentské populace. Za tímto účelem jsme opět zapojili studentský parlament.
Pro setkání studentského parlamentu jsme připravili prioritizační workshop, kde jsme pomocí techniky dot voting získali přehled o důležitosti jednotlivých problémů z pohledu studentů. Workshopu se zúčastnilo 24 studentů.
Podobný prioritizační workshop pro učitele proběhl během pedagogické rady za podpory dvou učitelek, které nás od začátku projektu aktivně provázejí.
Reflexe
Jsem nadšený ze spolupráce na tomto projektu, přestože jsem trochu nervózní, protože je to můj první projekt tohoto druhu. Mám štěstí na skvělého zadavatele a všechny zúčastněné strany. Těším se na výsledky, které budeme moci předat a aplikovat.
Zásadním AHA momentem bylo zjištění, že na naši výzvu k feedbacku reagovalo jen velmi málo studentů a nikdo ze zaměstanců. Pravděpodobně to souvisí s dlouhodobou kulturou školy, kde učitelé nejsou zvyklí na participativní přístup, což vedlo k celkové averzi k některým změnám. Uvědomuji si, že jsem měl více tlačit na komunikaci se všemi učiteli a nějakým způsobem je zahrnout do procesu, a nebýt jen v úzkém týmu tří lidí. Část výzkumu sice proběhla s asi sedmi až osmi učiteli, což je stále málo vzhledem k tomu, že škola má kolem stovky zaměstnanců.
Další kroky
Projekt je nyní v realizaci. Dokončili jsme první verzi prototypu, přečíslovali místnosti a označili pavilony novým kódem, který bude sladěn s kódováním používaným v aplikaci Bakaláři. Tuto aplikaci využívají všichni vyučující a studenti k organizaci prostor školy, zejména při výběru učeben dle rozvrhu.
Máme také prototyp prvních cedulek, které splňují požadavky na vizuální estetiku, nízké náklady a snadnou výměnu obsahu.